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  首页基础业务                              更新时间:2017-10-24

密云县归档文件整理方法

  一、适用范围
  本办法适用于县直机关、企业、事业单位、团体和其他社会组织。
  二、有关定义
  (一) 归档文件
  单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质材料。
  (二) 件
  归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,发文稿纸及有领导重要批示或有处理结果的文件处理单与被处理文件为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,批复与请示各为一件,会议记录装订成册(一般不超过100页)为一件。
  (三) 归档文件整理
  将归档文件以件为单位进行分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。
  三、归档范围:
  凡是本机关工作活动中直接形成的,具有查考利用价值的文件材料均应列入归档范围。
  四、整理原则
  遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,便于保管和利用。
  五、质量要求
  归档文件应齐全完整。字迹材料应符合存档要求;字迹模糊或易退变的应复制,并附于原件后一并归档。已破损的应托裱。纸张幅面尺寸超过国际标准A4型的按A4折叠。
  六、整理程序
  (一) 分类
  归档文件一般采取年度----组织机构分类。即首先按年度进行分类,在同一年度内再按不同组织机构进行分类。

  (二) 排列
  1、同一组织机构的文件在同一年度内按形成的时间顺序进行单独流水排列,同一问题形成的文件应集中排列。
  2、同一文件的不同稿本,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;复制件在前,原件在后;转发文在前,被转发文在后;批复在前,请示在后;有处理结果的文件处理单在前,被处理的文件在后;组合件以时间为序;不同文字的文本,中文本/汉文本在前,外文本/少数民族文字文本在后。
  3、装订
  装订完整的文件可以保持原状。组合件在左侧装订,装订方法要符合档案保管要求。
  (三) 编号
  归档文件应依分类、排列的次序逐件编号,在文件首页上端的空白处加盖红色归档章并填写相关内容。
  归档章设置项目有全宗号、年度、期限、件号、页数、机构等六项。(见图一)
  1、全宗号: 档案馆给定的立档单位的代号。
  2、年度: 文件形成的年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年。
  3、期限: 即保管期限,划分为永、长、短。
  4、件号: 文件的排列顺序号,包括室编件号和馆编件号。
  5、页数: 每一个归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。当归档文件上无页码时,需要编页号。组合件需重新编页号。一般使用阿拉伯数字,每件从1开始流水编制,正页编在文件的右下角,反页编在文件的左下角。归档文件有统一页码时,无需重编。
  6、机构: 作为分类方案类目的机构名称或规范简称。
  (四) 编目
  归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件目录一年一本(不超过150页),其中组织机构以口取纸标注。
  1、归档文件目录设置的项目有: 机构名称、件号、文号、责任者、文件题名、日期、页数、期限和备注。(见图二)
  (1) 件号: 填写室编件号,同一组织机构内,文件从"1"开始流水编制件号。
  (2) 文号: 文件的发文字号。
  (3) 责任者: 制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。
  (4) 文件题名: 文件的标题。没有标题或标题不规范时须重新拟制标题,并加"[]"号。
  (5) 日期: 文件的成文日期,以8位数字标注,如"20020902"。
  (6) 页数: 每一件归档文件的总页数。
  (7) 期限: 即保管期限,填写永、长、短。
  (8) 备注: 注释文件需说明的情况。
  2、归档文件目录纸为A4型,横打左侧装订。
  3、归档文件目录应制作封面,封面设置项目有全宗名称、年度、组织机构。(见图三)
  (五) 装盒
  将排列好的文件按序根据文件的多少选择不同厚度的档案装入盒内,同一年度同一机构的文件装入同一盒内,同一盒内不得装入混年度混机构的文件。
  1、档案盒: 档案盒有20MM、40MM两种不同厚度,其长宽为310MM×220MM。
  2、档案盒脊背: 档案盒脊背的项目设置有: 全宗号、年度、机构、起止件号。(见图四)
  3、备考表: 在文件整理结束后,应填写备考表,放于盒内文件的后面。其项目设置有: 盒内文件情况说明、说明人、说明日期。(图五)
  (1) 盒内情况说明: 填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
  (2) 说明人: 对盒内文件情况作出说明的人员姓名。
  (3) 说明日期: 对盒内文件情况作出说明的日期。
  
(六) 录入
  对于整理完毕的归档文件,全县统一要求使用"京通"档案专用软件,完成录入工作。
  (七) 存盘备份
  完成录入工作后必须进行文件备份,建议使用可移动硬盘(U盘)备份,使用磁盘备份时,必须备份三份并且异地保存。

附件:1、京通档案专用软件操作程序

   2、文书档案归档范围

 


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