抓好综合档案室建设是做好档案工作的关键

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密云县档案局 郑长琴

  在市场经济的今天,企业面临着激烈的竞争,这就要求企业的各项工作顺从、适应市场经济发展规律,为企业发挥其应有的作用。档案工作是企业的一项基础性、服务性工作,这项工作做的如何,直接影响到企业其它工作的开展,以致影响到企业在市场竞争的主动权,影响到企业的生存与发展。
  如何开展企业档案工作,在我八年的工作实践中,体会颇深。
  我调入县档案局一直分管我县的企业档案的业务指导工作。根据当时我县企业档案工作一无所有的现状,认真落实了《国营企业档案管理暂行规定》和企业档案工作“市级先进”标准等文件精神,狠抓各企业综合档案室建设工作。经过几年的不懈努力,效果显著。至1990年底,全县56家二、三级企业有48家建立了综合档案室,有专职档案人员23人,兼职32人,新配备档案柜98套,库房面积565㎡,共整理出建国以来企业档案3万余卷。至此,全县的企业档案工作从机构设置、管理体制、人员配备,都已初具规模,形成了从上至下一整套管理网络,为各企业的档案工作的进一步深入开展奠定了良好基础。其中,建华铸钢厂1987年度被评为市科技档案管理先进单位,到1991年底,全县有链条厂、铸钢厂等6家企业档案管理率先达市先进,3家企业达县级标准。此后,企业档案管理升市级工作暂停,我们只能开展企业档案管理达县标活动,截止1994年,全县升县级企业达11家。
  由于抓住了企业档案工作的关键:建立综合档案室,实行档案的集中统一管理,才能使我县的企业档案工作从无到有,从小到大,有了一个根本变化。实践证明,强化综合档案室的建设,实行档案的集中统一管理是做好企业档案工作的关键所在。
  下面就这个问题从理论和实践的结合上谈谈自己的认识:
  一、建综合档案室,实行档案集中统一管理,符合企业档案形成规律。
  所谓企业档案,就是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成以科技档案为主体,包括:计划统计、经营销售、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团等方面档案,过去人们研究企业档案,往往是把它理解为技术档案、文书档案和财会档案等几个部分,而最被重视的是技术档案,其它在生产管理中形成的档案往往被忽视。所以习惯上各类档案分散保管。比如:设备档案由设备科保存、生产工艺档案由技术科保存,没有将全部企业档案按整体来管理,而是按档案自然来源由形成部门管理。我们说,从实践上讲,企业不论是组织生产,开发新产品还是进行新技术改造,从任务提出、计划的制定到生产中的具体实施都是围绕整个企业的生产、经营而进行的,企业生产经营活动的发展不是某一方面因素作用的结果,而是在一定条件下受企业多种因素制约和影响的。因此,企业档案信息是多方面的、多层次的,又是互相联系、呈现出整体特征。就是说,整个企业的各项活动都是为生产服务,形成的档案也必然应该是一个不可分割的整体,它反映了一个企业生产的过程。这是企业档案的自然形成规律,如果硬性把他们分成几块分别进行管理,就违背了企业档案形成规律,这种管理是不科学、不实际的。它没有反映出整个企业真实面貌,不是健全的企业档案工作。
  从理论上讲,分散管理也违背了档案工作的全宗理论原则。全宗理论认为:一个全宗是一个立档单位形成的全部档案的总和。因此,必须保持全宗内档案的完整性和系统性,同一个全宗的档案不可分散,这也是我们整理和管理档案的基本原则。我国档案工作的全宗理论对我们企业档案工作也同样适用。企业档案集中统一管理原则的整体管理,最充分体现了全宗理论对企业档案工作的指导。
  二、综合档案室及其优越性。
  所谓综合档案室,即是国家各机关、企业事业单位,统一保管和管理本单位各种门类档案的独立实体。建立综合档案室,就是将一个单位里的文书、会计、科技及其它门类、载体档案集中起来统一保管和管理,并提供利用为企业服务。我认为,其优越性主要表现在以下几点:
  1、综合档案室有利于厂领导对整个企业档案工作的协调、决策、综合治理,有利于对档案工作的组织领导。
  随着企业搞活开放,企业档案内容结构也发生了变化,从客观上要求变革档案组织管理方式。而企业建综合档案室、档案实行集中统一管理,正式以整个企业档案为对象的一种管理模式。这种管理模式能使企业领导准确地把握企业档案信息的传递和处理过程,有利于对整个企业生产经营活动全局的控制和协调,便于厂长及时决策和综合治理,有利于对企业档案工作实行统一指挥和管理决策,有利于及时贯彻党和国家有关档案工作的各项方针、政策,强化对档案工作的领导。
  档案工作是企业基础工作的一部分,企业领导应该把它作为一项工作抓好,列入议事日程,经常督促、检查、知道档案人员的工作帮助他们解决工作中存在的实际问题,而建立综合档案室是组织领导做好档案工作的前提。
  一个企业的全部档案由各部门分头管理,就必然造成不便于厂领导对档案工作的检查和统一管理,容易产生对一些重要生产部门档案重视,而对一些非生产部门的档案工作往往重视差些,造成档案工作只能维持当前现状,不利于企业今后发展需要。
  2、有利于档案的收集,使整个企业档案齐全完整。
  收集工作是档案工作的起点,是档案工作的第一个环节。企业档案是在企业生产活动中长期收集和积累起来的。收集的档案齐全与否和质量如何,直接影响到整理、编目、鉴定、保管、统计、利用等一系列环节工作的进行。所以说,收集工作是档案业务基础工作中的基础,做不好档案的收集工作,就没有完整的档案,就不会有健全的档案工作,甚至会影响到企业生产的顺利进行。
  档案实行集中统一管理后,收集工作成为档案人员的首要任务,它就会经常对收集工作的各环节进行督促、指导,改变了过去那种似乎有人管,实际又无人管的局面,使生产中形成的档案及时收集、归档。
  凡没有实行集中统一管理的企业,由于没有综合档案室和专职档案人员,各部门形成的档案由若干个兼职的档案人员分头管理,使收集工作无保障。责任心强的部门收集齐全些,否则差些,有的个别单位文件资料损失严重,形成的东西不少,保存下来的却是寥寥无几。我县龙凤酒厂甚至将优质产品证书遗失,有的极个别企业建厂多年竟是片纸无存。以上种种现象充分说明:建综合档案室实行企业档案集中统一管理势在必行。
  3、建综合档案室为实现档案的规范化、标准化、制度化,创造了条件,能充分发挥档案部门的职能作用。
  企业档案实行集中统一管理,建立全厂的综合档案室后,首先从组织机构上有了保证,档案人员可以专心考虑,研究开展档案工作的计划措施,可以制定档案的收集、整理、借阅等各项制度、标准,使档案工作制度化、规范化、标准化,充分发挥档案部门的职能作用,按照统一的规章制度和管理办法,对各类文件材料的形成、收集、整理、归档进行科学管理和系统分类整理,确保归档案卷质量,使档案工作有条不紊地进行。
  如果分散管理,没有一个统一固定的组织机构,更没有相应的管理制度,使档案工作无章可循。有的企业即使定了制度,也是纸上谈兵,不能认真监督执行。比如:我县沙河电机厂的一位技术人员,因调离原工作岗位,有思想情绪,便不肯交出自己手中的技术资料,致使档案人员自己重新整理绘制图纸,造成一定的经济损失,试想,要是档案实行集中统一管理,有严格的移交制度,就不会出现上述现象。
  4、有利于档案人员的稳定与业务素质的提高。
  档案工作是一项专门业务,也是一门技术工作,不是轻而易举就能掌握和胜任的。档案人员有较高的技术水平和业务素质,才能不断提高整个企业档案工作水平。
  在分散管理的形式下,档案数量少、工作量小,因而各科、室、车间都要配备一个兼职档案员。档案人员多而兼职造成了精力分散,经常是兼而不管,而且不稳定,使档案管理水平停止不前,维持现状。实行集中统一管理,建立综合档案室,档案数量和工作量急剧增加,设立专职档案干部已成必然。这样,就改变了档案人员兼职过多,无时间顾及档案工作的被动局面。档案人员可以有充分的时间进行案卷整理和管理工作,有精力钻研档案业务,不断提高业务水平,使档案管理标准化、规范化、科学化,也便于落实专业人员的岗位责任制,易于保持人员相对稳定,实现档案工作人员专业化。
  5、有利于企业档案事业发展。
  企业的全部档案是企业赖以生存和发展的信息中心和知识宝库,建综合档案室实行集中统一管理后,可以使领导能够集中财力、物力解决档案室的设备、配备档案室人员,制定档案管理规章制度,因而有利于对档案的保护、延长档案寿命。精减了人员、节省了设备、资金,这些都是分散保存不能比拟的优越性。
  6、有利于档案信息的开发利用。
  保存档案室是为了利用,为企业生产服务,这也是档案工作的宗旨和最终目的。
  然而,企业档案的分散保管极不利于利用。其原因:一是档案无专人管理,整理质量低劣,造成利用不便;二是需要某种档案,要走便全厂分头查找,使档案室不能准确地提供档案为领导服务。而且造成各个部门无法实现沟通,对各种情况反映迟钝,阻碍了档案信息资源的开发。
  随着企业管理和改革的深化,档案信息的开发利用已经成为企业档案工作的重点,建立企业综合档案室,集中统一管理全厂的全部档案,首先方便了利用者,各种情况信息都可以从档案室获得,再也不用东奔西找,走遍全厂了;另外档案人员也熟悉了全厂档案情况,可以主动向利用者介绍情况提供服务。他们还可以利用自己所保管的档案资料,系统地编制各种检索工具和各种参考资料,方便利用者从不同范围、不同角度利用档案,有利于提高档案利用的查全率和查准率。
  此外,在档案的利用过程中还可以发现档案的收集、整理方面的不足之处,改善和提高档案室的管理水平,进一步完善整个档案工作。同时档案的综合管理在档案工作的标准、制度和方法上易于统一,和分散管理相比,更易于使各个单位互相沟通,有利于档案利用扩大档案工作的影响。
  由此可以看出,企业档案的分散管理存在着不可克服的种种弊端,远远不能适应新形势的需要,综合管理档案的趋势已经明朗,这种管理体制既适应企业现实发展,又有利于企业的长远规划。
  三、如何抓好综合档案室的建设。
  建立综合档案室,为企业档案工作奠定了基础,而更好地发挥档案室的作用,使库内档案为企业发展服务,才是档案工作的根本。可是近几年来,我县企业档案工作受到全县经济形势的影响,以前升入市级先进企业,达县标企业的档案工作基本没有发展,甚至有滑坡现象,个别企业尤为严重。其原因主要有:市场竞争激烈,一些企业领导只顾抓经济效益,档案意识淡薄,企业档案工作长期得不到应有的重视,多数企业完整的管理体系如同虚设,只有档案人员独立支撑着企业的档案工作,一些企业档案人员调动频繁,人员素质差,档案工作不能发挥作用,更谈不上为企业生产提供服务。有的企业档案管理混乱,库房保管条件不符合八防要求,档案收集工作困难等等。总之,大部分档案人员还停留“守摊”的水平上,早已不适应企业市场竞争中的需要,这些问题需要采取措施,得以解决。
  针对以上问题,我想就如何强化综合档案室建设问题谈几点不成熟的意见:
  1、加大档案工作的宣传力度,尤其是对领导的宣传。
  企业领导对档案工作的重视程度,是档案工作好、坏的关键。档案部门要采取多种形式和利用现代化设备对档案工作进行大力宣传。推广、介绍一些作用发挥好的企业经验,利用一切可能的机会多说多讲,宣传档案法规、宣传档案的特点及社会效益,提高企业领导的档案意识,使其自觉关心和支持档案工作。
  2、档案部门与企业主管机关联合监督、管理档案工作,加强宏观管理力度。
  档案部门与企业主管机关联合监督、管理档案工作是我们在以前开展企业档案工作取得的成功经验。档案部门可以配合企业主管部门定期布置、检查档案工作;把企业档案工作纳入企业领导的岗位责任制,与奖惩挂钩,也可以采取现场会,组织企业领导、档案人员到较好的企业学习观摩,以借外力推动较差企业的档案工作。这些方法效果明显,可大力推广。
  3、开发档案信息资源,变被动服务为主动服务。
  企业综合档案室是企业的信息中心,以前被动式的服务方式已远远不能适应市场经济的需要,档案人员要转变观念,变被动型为主动型、开放型服务。主动参与企业生产经营活动,掌握企业各项工作需求,主动把档案信息送上门,把死档案变成活信息,为企业的生产、经营、新产品开发献计献策,发挥档案应有的效益。只有这样档案工作才能引起领导的重视,被社会认可,提高档案工作的地位。
  4、提高档案人员的自身素质。
  档案工作做不出成绩,起不到企业的助手作用,领导怎能支持、关心档案工作。这将造成一种恶性循环,使档案工作处于更加被动局面,因此,必须提高档案人员的政治素质和业务素质,以适应档案工作的需要。
  档案工作专业性强,加之档案内容的变化、知识的更新,更需要档案人员一是要全面掌握档案业务技能;二是要有默默无闻的奉献精神。只有档案人员的自身素质提高了,档案工作的发展才有保证。
  企业档案是经济建设和科学技术管理工作的重要组成部分,是一种巨大的信息资源,是企业基础工作的重要一环,是关系到一个企业能否科学管理的重要条件,企业要进步、要发展、要生存就离不开档案,企业也只有强化综合档案室的建设才能做好档案工作。