顺 应 潮 流  更 新 观 念
            --北京市密云县档案局电子文件调研手记

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密云县档案局 周立国

  随着改革开放的深入和现代化进程的日益加快,办公自动化的进一步扩展和深化,电子文件越来越被政府机关、社会团体以及个人广泛地认识和应用,成为势不可挡的潮流。具有长期保存价值的电子文件必须要归档保存。我们本着迎接电子文件的挑战,把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发利用好,并得到长期保存,使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续,更好地为社会提供服务的方向,在县域内各个单位中,深入广泛地调研,从而为电子文件时代的到来,做好准备。

  我县电子文件形成的范围及其管理现状

  对于我县来讲"电子文件的形成"主要集中在市属单位,这些单位一般财力和技术力量相对雄厚,每个单位都有一整套网络化电子管理系统,通过光缆传递各种信息。这套软件均由上级部门出资统一研制、调配、安装、使用以及升级,虽然系统不相同,但其主要功能大致相同,下面简要介绍一下我县电子文件的形成及管理。每个单位的系统都是量身定做的,其各个科室均配有微机,重要岗位人手一台。以收文为例,上级机关通过网络发送文件,文件首先被办公室接收,办公室进行登记,然后进行传阅,传阅具体负责人提出拟办意见,办理完毕,对有价值的予以归档,对于不需归档的暂时保存,定期鉴定销毁。在一个电子文件形成及对其进行管理的过程中,办公室起着极其重要作用。她是一个枢纽,是与外界联系的窗口,收、发文及其它社会活动,都要通过她来完成,电子文件形成之后,办理完毕将返回办公室。通过调研,我们发现有些单位电子文件管理是这样做的,对于办理完毕的电子文件,技术人员每月对其进行一次备份,不分内容完全备份,刻录到光盘。对于有保存价值的,重要的领导直接批示归档,而其他电子文件的价值,则由办公室进行鉴定,筛选出有保存价值的电子文件发送到档案室专用服务器,由档案员进行管理。这种做法具有相当的普遍性。

  从中发现的问题及今后努力方向

  首先,办公自动化的深化之快,令大家应接不暇,对绝大多数单位来讲是新事物、新技术,而单位人员大多数还是原班人马,计算机专业水平不高,底子薄,一般习惯依照纸质文件管理的惯性思维对电子文件进行管理。针对这方面的问题,我们就应该加强计算机专业技术及相关技能培训,关于加强培训,我要说几句,一般培训都侧重于基础知识,但由于现在的操作系统都是所见即所得,而且耳渲目染,对于基础的知识,大家都知一些梗概,所以培训应侧重于这套系统的应用,至于基础知识可以慢慢补充,临时抱佛脚吗!这样可以使每一位工作人员对自己所从事的工作更多了解一些。然后再多学一些相关知识,尽量丰富自己的知识体系,做到计算机与电子文件管理有机结合。
  其次,由于电子文件的易被修改和删除等特性,同纸质文件相比更容易失真或丢失,这就对管理者的职业素质提出更高要求,走访的单位中,都拿不出"电子文件枢纽-办公室"关于电子文件管理的规章制度,而是沿用纸质文件的方法,顶多加上一句--自己的事自己负责。针对这一点,就应该努力研究业务,以纸质文件管理方法为基础,找出电子文件的特殊之处,制定出比较完善的适应本部门使用的电子文件管理制度,做到电子文件管理有章可循。面对电子文件的诸多特性,加强职业道德素质教育,增强工作人员的责任心和使命感显得更为重要。原来总是强调工作人员要有主人翁意识,在电子文件时代,这种主人翁意识更应最大限度地加强,因为面对一个新事物,要想干好工作不这样行吗?更何况电子文件的特殊性呢?
  第三、对于电子文件的管理,我县大部分单位的做法是不区分价值,一律按月从服务器上刻录下来,作为原始数据保存,这样做,最大的好处就是保存了全部的信息,无论你想查看什么内容都可以,但也有不妥之处,办公自动化的日益深化,日后所形成的电子文件势必呈几何级增长,如果那时仍按此种方法完全备份,对人力、物力、财力都将是一种浪费。对电子文件进行鉴定,清除一些没有价值的电子文件,就可最大限度的解决这个问题。对于鉴定这方面的知识,可以参照纸质文件的鉴定方法进行,但根据其根据电子文件的特殊属性,鉴定尺度应有所放宽,因为一切都在摸索中,过严会损失很多信息资源。一旦时机成熟,完全可以再剔除一些电子文件。
  第四、对于归档的电子文件,按照规定应该脱机保存,但有的单位并没有这样做,一旦计算机系统出现故障,将面临无法弥补的损失;还有的单位更是用了一?quot;回归法",即把电子档案打印出来,作为纸质档案保存,这样做的确是确保了档案的存在。如果真是极其重要的档案,为了安全起见,打印出来确实有必要,但要都转换成纸质档案保存,的确有些时光倒流的感觉。虽然电子档案还没有一个国家统一的管理制度,一切都在研究当中,但归根到底还是一种观念在作怪,即对纸质档案的留恋与依赖,同时对电子文件及电子档案这个新生事物的不信任。其实电子档案虽然还没有一个国家统一的管理制度,但其保存方法还是很简单的,现在最流行的是使用光盘刻录技术。虽然光盘的法律地位还没有确定,没有统一的国际标准,但其广泛应用之势越来越猛,据媒体最近介绍,光盘最长寿命可达成150年之久。另外其价格低廉、存储量大、读写速度快、易保存等特点也使其成为愈来愈多的单位存储电子档案的首选。转变档案人员的观念同样重要,档案人员更应加强学习,掌握更多新本领,在实践中转变观念,迎头赶上办公自动化的步伐。

  档案馆及档案人员在电子文件形成中的作用

  档案馆及档案人员在电子文件形成中起着不可忽视的指导和监督作用。形成的电子文件是需要保存的,有的要归档成为电子档案长期保存,由于电子文件不同于纸质文件的诸多特性,为了使保存的电子文件是可存取的、可利用的和可理解的,决定了档案馆及档案工作者必须介入立档单位的电子文件形成过程。
  参与立档单位的电子文件形成过程。电子文件归档是要在电子文件整个生命周期内展开,电子文件生命周期包括三个基本阶段:设计、形成、使用维护。由于我县的特殊情况,对这三个阶段,档案馆及档案工作者应侧重于电子文件的形成和使用维护方面的指导和监督。能生成电子文件的单位一般都是市属单位,各单位使用的电子文件生成的计算机系统都是上级部门统一开发研制的,就本馆而言,对其设计过程无法进行监督,只能对其主要功能及其操作流程进行被动熟悉,以便对电子文件的形成和使用维护方面的指导和监督。在形成电子文件的阶段,档案馆和档案工作者一定要监督系统满足设计阶段所提出的软硬件和数据结构及归档、维护等方面的要求,使所形成的电子文件一定是完整可靠的,是可存取的、可利用的和可理解的。使用维护阶段是指电子文件形成后一段很长时期。这一阶段,先是电子文件的现行利用,后是归档保存和继续开发利用。档案馆和档案工作者一定要对立档单位的电子文件保存、归档进行指导并参与维护,要监督电子文件责任者采取各种措施确保电子文件的完整、真实可靠。
  和电子文件责任者一道确保制出的电子文件是真实可靠并能保存。档案馆和档案工作者应和电子文件的责任者、参与者一道工作,向他们讲清电子文件形成、保存、维护、归档的有关要求。通过我们档案工作者深入工作,使他们理解有效的归档方法,自觉地按档案主管部门制定有关标准和章程制作电子文件,采取各种有效措施,保证所制作的电子文件是真实可靠,并能及时归档保存。
  参与电子文件的评估。评估是为确定所形成的电子文件的重要性和应得到保管期限。评估时,结合电子文件责任者及其相关人员的认识和意见,应用评估理论和方法,正确确定电子文件的档案价值和保管期限。