对社区居委会档案工作的思考
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密云县档案局 石在

  社区居委会是在党的领导下,社区居民依法实行自我管理、自我教育、自我服务的群众性自治组织。它已经成为一个全新的社会组织正在不断地发展壮大,对科学、规范管理档案工作的需求日益迫切。哪里需要档案服务,档案部门的服务就应该延伸到哪里,这就要求我们必须及时跟进,靠前指导,只有这样才能切实突显档案工作是真实记录历史的特征。密云县档案局在服务社区居委会的同时,也对其展开了思考和调研。在几年的工作实践中,我们由衷地感到,社区居委会档案管理工作是社区居委会建设的重要组成部分,是社区开展党的建设、社区精神文明建设、社区服务和社区治安等各项工作的重要基础性工作,是社区居委会规范化管理不可缺少的组成部分。因此,只有把社区居委会档案管理工作搞好,才能为社区的发展提供有效的服务,才能适应新形势下各项工作发展的需要,充分发挥档案管理工作在社区建设中的作用,更好地为社区发展和城市建设服务。
  一、 密云县社区居委会档案管理现状概述及分析
  我县共64个社区居委会,隶属于县民政局下辖的各乡、镇居民办公室,属县局和乡镇双管单位。到2004年上半年全县社区居委会基本实现普遍建档,目前正处于逐步完善的阶段。现阶段档案管理状况大致如下:各社区居委会全部建立了较为完善的档案管理体系,档案工作由所属乡镇居民办主任分管,各社区居委会主任主抓,一名兼职档案员做具体工作;建立健全了相应的档案工作管理制度;档案种类以文书档案、社区居民档案为主,照片档案、实物档案为辅,档案整理较为规范,排列有序,基本上能做到易查找、便利用;档案保管条件尚可,均配有专用档案柜。
  从以上情况看,社区居委会档案工作正在朝着良好的势头发展,然而与这些积极因素并存、阻碍其发展的一些不利因素也客观存在。
  首先是社区居委会领导对档案工作的重视程度不一,有一部分居委会负责人对档案工作思想认识上淡泊,工作上支持不够,还没有充分认识到档案工作的重要性。究其原因,其一,居委会这一群众性自治组织成立时间不长,只有两三年的时间,形成文件材料较少,管理文件材料人员又少有变动,档案材料基本能够应付日常工作利用需要。其二,社区居委会建立之初,各方面经费需求较多,人员编制较为紧张,工作千头万绪,还没有更多的人力、财力向档案工作倾斜。
  其次是档案人员综合素质尚需较大幅度提高,主要表现在:第一,文化水平整体偏低,以密云镇为例,28个社区居委会,档案人员大专以上学历水平的寥寥无几,大多为中专和高中学历。第二,档案业务知识贫乏。全县社区档案工作人员在2003年以前基本上没有经过档案专业业务培训,造成社区建档工作很难做到科学、规范。第三,兼职过多,有的社区档案人员兼职工作多达七、八项,工作量大,任务急,经常无暇顾及档案这项兼职工作。第四,自身档案意识不强,有的档案人员或受居委会负责人影响,或自身认识的偏差,造成档案意识不高、工作责任心不强、工作进展不大。
  第三,整体建档水平还不高。其一,在相当一部分的居委会建档工作中,仅存有文书档案和部分社区居民档案,其它载体的档案和档案编研材料还没有建立,室藏数量和种类单调;其二,在当今网络时代,社区现代化管理手段还比较落后,档案现代化管理更是无从谈起。从以上两个方面情况,室藏内容的残缺和管理手段的落后在一定程度上影响了社区居委会档案工作发展。
  第四,档案部门针对社区居委会领域的档案宣传不够,尚未在社区内营造出浓厚的档案工作氛围。目前档案部门对社区提供服务仅局限于业务培训、指导、咨询等方面,虽然受到社区居委会干部的欢迎,但工作面较窄,由于工作手段单一,广大社区干部群众还未能认识到档案工作的必要性和重要性,档案工作在社区居委会的影响还比较小,服务效果还不十分明显。
  二、对社区居委会档案管理工作的思考
  (一) 档案部门应找准位置,积极与民政等部门配合是做好社区居委会档案工作的前提
  档案部门与社区居委会不存在领导与被领导、命令与服从的行政隶属关系,社区居委会作为"自我管理、自我教育、自我服务的群众性自治组织",更多的协助指导、监督的关系。所以我们应该充分尊重社区组织的自治性质,在工作中找准自己的位置,做好协助指导工作。但抓好社区档案工作,只凭我们单方面努力也是远远不够的,在工作实践中我们深深地体会到必须要有民政等部门的参与和支持才是做好工作的保障。在建立社区档案工作之初,我们积极与县民政局联系沟通,密切配合,争取他们的参与和支持,共同进行调查研究,联合制发了《密云县社区居委会档案管理工作意见》,意见下发后,各社区居委会积极行动起来开始了档案的创建工作,在民政局支持下,乡镇居民办出资为各社区居委会购置了档案柜,用于社区建档,所以档案局和民政局等部门形成合力,齐抓共管,是社区居委会档案工作稳步发展的基本保障。
  (二) 加强领导、分级管理,促进社区档案工作的健康快速发展
  社区居委会建设在不断地发展,档案工作已经成为社区建设的重要组成部分,要做到社区档案工作与社区建设的各项工作同步发展,应该做?quot;四纳入 ",即社区档案管理要纳入民政局工作日程、纳入各基层社区居委会建设工作日程、纳入民政部门、各乡镇、各社区居委会有关领导和人员岗位责任制、纳入全县档案工作规范管理工作之中。在民政局、乡镇、各社区居委会的工作计划中把档案工作列入其中,签订责任制,作为年终考核的一项重要内容,从上到下对档案工作提出具体要求,实现一级管一级的分级管理网络。档案部门在进行乡镇档案工作检查时,把各乡镇所属的社区居委会档案管理情况列为检查的内容进行考核,从而全方位地促进社区居委会档案工作的开展,使社区居委会档案工作走上规范化、制度化的轨道。
  (三) 贴近实际,切实为社区居委会建设服好务
  我们在协助社区居委会建档,为社区居委会服务时,应多听他们的意见,按照社区居委会的意愿为其提供周到的业务指导服务。在业务规范上不应与县直机关强求一致,不做硬性规定,不搞"一刀切"。应突出社区居委会自身特点,在档案分类方案的制订、保管期限的划定、规范化程度上都要与机关档案管理模式相区分,要简化整理环节,力求简便易行,要清楚我们的工作是为社区服好务而不是为社区添麻烦。
  (四) 典型引路,以点带面,全面促进社区建档工作
  社区居委会建档之初我们深入到社区进行调研,选择了社区居委会干部素质高,档案意识强,平时注重文件积累的花园社区居委会作为社区建档试点单位。对试点单位的经验,我们认真进行了总结,制定了《社区居委会档案管理制度汇编》,作为指导全县社区居委会建档的指导性文件在全县推开,并及时召开了档案工作现场会,以点带面,从而推进了全县社区居委会建档工作的健康、有序、顺利的开展。
  (五) 加强宣传,提高社区居委会干部的档案意识
  我们应及时向社区干部、群众宣传档案的作用和重要性,通过社区橱窗、向居民发放档案法规手册等多种多样的形式,增强社区干部群众对档案和档案法规的了解,让大家都来关心档案工作、支持档案工作。让社区干部认识到做好档案工作不但是自身利益所在,而且也是应尽的社会责任,只有这样,档案工作才能真正纳入社区居委会工作的议事日程。
  (六) 加强培训,全面提高社区档案干部队伍素质
  社区居委会档案工作能否搞好,档案人员的素质至关重要。我们要不断加强社区档案员专业知识的培训,采取举办培训班、巡回指导,以会代训等多种形式,普及档案专业知识,全面提高社区档案干部队伍素质。
总之,社区居委会的档案建设是新形势下的新课题,需要我们不懈努力,不断地探讨和改进。