浅谈档案馆如何做好服务创新工作
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密云县档案局 刘晓平

  江泽民同志指出:“创新是一个民族进步的灵魂,是国家兴旺发达的不竭动力。”创新也是档案工作保持蓬勃生机的力量源泉。因此在新形势、新问题面前,档案工作要实现江总书记的"三个代表"的重要思想、要跟上时代的步伐,不断谱写新篇章、开创新局面,就必须在档案的利用服务中积极探索,大胆的进行观念创新、服务创新。
  一、 档案开发与利用中的现状
  笔者在县级档案馆工作多年,在工作中感到,目前档案的开发与利用实际工作中仍然存在着以下几个方面的问题:
  (一)“重藏轻用”的传统观念仍未根本转变。任何档案文献的价值都要靠对其所承载的信息进行开发利用,满足社会各方面的需求,产生一定的社会效益和经济效益才能得以实现。档案的收藏价值、史料价值、经济价值也只有通过开发与利用才能体现出来。但是长期以来,人们仍然习惯用传统的价值观念来管理这些档案,思想上仍被“重藏轻用”观念的束缚,致使许多馆藏档案未被开发利用。
  (二)被动服务仍占主导地位。档案馆在档案的提供利用工作中,有些档案工作人员仍缺乏社会竞争意识、创新意识,工作谨小慎微、求稳怕乱,不能积极进取。在档案利用工作中,仍然以“你上馆来查,我为你服务”的被动服务为主,缺乏主动服务意识。
  (三)宣传工作力量不够。档案馆长期以来由于受其"为档案保密"观念的影响,总喜欢默默无闻的工作。因此社会上对档案馆的馆藏种类、数量知之甚少,来馆利用档案的人员构成比较单一,这从很大程度上反映了档案馆对档案的宣传工作力量不够。
  二、 档案馆应树立服务意识,开展创新服务。
  我县档案馆共有馆藏档案资料73975卷册,为了使这些档案更好的发挥作用,达到为社会服务的目的。档案馆应牢固树立服务意识,创新服务机制,丰富馆藏,优化馆藏结构。具体说来,应从以下几方面做好档案的服务创新工作。
  (一)进一步解放思想,更新观念。
  解放思想、更新观念表现在工作态度和行为方式上,就是要求档案工作者要积极进取、勇于创新、主动服务。一方面不仅要认识到做好档案利用的服务创新工作是形势发展的需要;另一方面也要认识到积极开发利用档案是档案工作者人生价值得以实现的途径。
  (二)丰富馆藏,优化结构为档案利用提出了客观要求,档案部门只有做好自己的工作才能为这种需要的实现提供条件。而丰富馆藏、优化馆藏结构则是做好档案利用服务的前提。例如:我馆近年来在档案提供利用工作中,以经济建设为中心、以满足社会各界的需要为出发点,树立超前意识,将利用工作的重心从为党政机关、中心工作和领导决策延伸到为社会各界、社会公众服务上来。我们加大了丰富馆藏、优化馆藏的力度,及时将各门类、各种载体的档案征集接收进馆,尤其注重专业档案的进馆,如:学籍、婚姻、知青、房屋土地、征地拆迁、落实政策等专业档案。极大的丰富了馆藏,优良的馆藏结构为档案的利用工作打下了良好的物质基础。
  (三)加强多种形式的宣传,提高社会档案意识,为档案利用创造条件。
  为了更好的开发利用档案,档案馆应重视档案的宣传工作,注重把握机遇,不间断的开展档案宣传,采取多种途径和手段加大档案的宣传力量,扩大档案的宣传范围,提高档案馆的社会知名度和影响力。首先,应充分发挥广播、电视、报刊、因特网等大众宣传媒体的作用,介绍档案馆概况及公民到档案查阅档案的手续和办法;其次,利用爱国主义教育基地,开办常设巡回展览宣传馆藏内容。由于以展览的形式宣传它的直观性、可视性强,能收到较好的社会效果。以我馆举办展览为例:我馆的馆藏比较丰富,我们利用馆藏先后举办了四期不同题材的展览。《密云县县情展览》以翔实的档案资料为素材,配以大量的图片,生动的反映了我县解放50年来,特别是改革开放20年来所取得的辉煌成就,着力从历史和文化的角度反映了密云县情。《光辉的历程--密云人民代表大会、政协密云县委员会历届会议简介》展览,是配合密云人代会和会政协会议和召开而举办的,以真实详尽的馆藏材料向人民代表、政协委员介绍了密云县历届人代会、政协会的情况受到了代表和委员们的一致好评。达到了宣传馆藏内容的目的。通过宣传,不仅增强了档案的社会教育功能,提高了档案馆的知名度,同时也增强了公民的档案意识,使公民了解了到档案馆能够查到什么,群众来馆查阅档案人数明显增加,促进了档案馆利用工作的开展。
  (四)树立良好的服务意识,为利用者提供优质高效的服务。
  档案馆在提供档案服务中,应把实践"三个代表"落实到日常的档案工作中去,不断提高全馆工作人员的社会服务意识,增强为利用者服务的主动性和自觉性,尽可能多地为利用者提供服务。在服务方式上,可采取多种形式,如;来馆查询、档案借阅、接待服务、复制服务、咨询服务、电话查询、信函查询、延长时间等多种服务形式;在服务态度上,简化繁琐的查阅手续,改进服务态度,提高服务质量,尽最大努力满足各方面利用者的需求;在服务手段上采取手工检索与现代化检索并举,即运用传统的手工检索,又运用现代化的计算机检索方法将招工、婚姻、知青、学籍、宅基地等利用频繁的档案数字化,可以优质高效的为利用者提供服务。
  三、 今后档案利用服务工作中的努力方向。
  随着现代社会高频率、快节奏的发展,科学技术日新月异的发展,这一切都给档案馆今后的开发利用工作提出了新课题:如何适应这种新的形势?怎样才能使馆藏档案更好的发挥作用呢?
  (一) 及时公布开放档案目录
  开放档案是我国档案馆工作中的一项政策性很强的工作。目前,档案馆在开放档案的问题上始终放不开,所采取的一种"保守式"的开放。其中最主要的表现是没有向社会公布开放档案目录。在开放档案的问题上,利用者是被动地位的,档案馆若不及时公布开放档案目录,利用者就无法知晓馆藏开放档案的信息,要让社会上尽可能多的人利用档案。首先,得让尽可能多的人知道档案馆有什么档案,开放了什么档案,所以应利用大众媒体,及时的向社会公布开放档案目录,使公民了解开放档案的内容,使他们有目的的来馆利用档案。
  (二) 建立档案信息网络,实现资源共享。
  当前,计算机技术、网络技术和多媒体技术在档案工作中的应用,为档案信息公众化服务提供了最佳的技术手段和实现途径。因此档案馆应建立档案信息网络,以丰富的馆藏为主体针对不同信息需求,提供不同信息服务。另外,应探讨与各档案室和其它区县档案馆之间资源共享问题,以便优势互补,最大限度的提供更为全面的信息资源。
  (三)努力开发特色档案,为社会提供服务。
  档案馆应根据本地区的特点,开发特色档案,为不同层次的人们提供服务。例如:可以建立名人档案、家谱档案、名特优产品档案、照片档案等。例如照片档案就是我馆的特色档案,共有馆藏照片档案8000多张。我们利用这些珍贵的馆藏照片,编辑出版了画册《关怀》,画册向人们再现了毛主席在密云水库和民工亲切握手的场面;周总理十上密云水库大坝选址时的辛劳;邓小平对今后密云工作的指示;陈毅元帅“润我京华、福利无边”的赞誉;江总书记“绿山、净水、富民”的希望和勉励。画册的出版在社会上引起了轰动效应,人们通过画册了解了以毛泽东、邓小平、江泽民为核心的三代领导人亲莅密云视察的历史。使之成为对青少年进行爱国主义教育、县情教育的生动教材。从而达到了档案为社会服务的目的。
  总之,档案馆开展服务,是促进档案事业进步的重要因素,是档案事业发展的永恒主题,这就向我们档案工作者提出了更高的要求。我们要站在时代的前列,与时俱进,全面推进档案工作的创新,档案工作的魅力在于创新,档案工作的希望也在于创新。