对农村建档工作的几点思考

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密云县档案局局长:赵金祥

  时下,全市郊区在广泛开展村级建档工作。这项工作适应了目前广大农村经济建设、文化建设和民主与法制建设的新形势,深受农村基层干部和众多农民的欢迎,显示了旺盛的生命力。唯其如此,档案行政管理机关(档案局)作为政府职能部门,在推动这项工作中,更应十分注重调查研究,坚持实事求是一切从实际出发的思想路线,千万不要搞什么“一刀切”、“大拨轰”,甚至盲目追求什么“一片红”。这是我们推动全县村级建档工作中深深体会到的。
  一、农村建档工作刚刚起步,现阶段应以收集为重点
  档案的最终目的是利用,村级建档也不例外,它的主要目的是为农村经济发展服务。规范整理档案固然可以使人们查找利用便捷,但是残缺不全的文件材料即使整理规范,也不能发挥其应有的服务功能。而最能够保证村级档案发挥巨大服务作用的便是收集工作,较为齐全完整地收集文件材料是当前农村建档工作的重点。
  目前的收集情况是:村里能收上来多少,就整多少,大量应归档的文件材料散存在村干部个人手中,或不交或称找不到。还有相当一部分价值不大或不应归档的文件材料也被归档整理。而对这种情况,如果我们仍一味强调规范整理,就显得过于机械盲目了。狠抓文件材料收集才是工作之本。农村干部更换频繁,而且不善保管保存,反映村风、村史等各个方面的文件材料,他们大多是笔记本式记录,一届一本或数届一本。现实情况导致收集工作难度很大,怎么办?我们认为何以从三个方面入手。
  1、要在建档工作中有侧重点地宣传,要着重讲档案在关键时刻发挥的特殊的无可替代的作用,从而使村干部及档案人员逐步树立好这项工作的意识;要多从档案利用角度上宣传,可以举生动的实例。还要讲清、讲透档案收集、管理、利用的条件关系,要让村干部和村民明白这样一个道理:如果档案室的文件材料不齐全,就不能充分发挥档案的查考凭证作用,就不能更好地为老百姓服务。
  2、要明确归档范围,制定符合本地区农村实际情况的归档规范,统一印发给农村,使其知道什么材料该归档,有针对性地进行材料的收集工作。
  3、要把村级档案的收集工作纳入乡、村两个文明责任制,明确赏罚,保证这项工作在乡镇领导的支持、监督下进行。这一点在目前村干部档案意识还相当薄弱的情况下尤为必要。
  二、农村情况千差万别,档案整理宜粗不宜细
  无论从档案专业报刊、杂志中,还是我们业务人员指导过程中,都或多或少带有把县直机关档案整理标准套用到农村的倾向,注重规范。我们不以为然。从密云县目前的情况看,农村经济条件千差万别,村干部的档案意识也参差不齐,村档案人员的文化水平和年龄结构也存在较大差异,在这样的情况下,农村建档工作首先应立足先建起来,再逐步走向规范(当然,对于各方面条件俱佳的村,我们可以在建档伊始与规范并重。)先建起来,就意味着对村级档案的整理不能过于苛求规范。正如对农村档案人员的培训要简洁实效一样,村级档案的整理也?quot;宜粗不宜细",只要能够保证把收集上来的材料整理后能方便利用即可。
  农村建档时档案整理宜粗不宜细,具体包括:(以文书档案为例)分类不宜过细,分到村党支部、村委会、村经济合作社即可;案卷薄厚要灵活,不必“一事一卷”,可适当组一些厚卷;案卷提名拟写不应有二三十字为宜的限制,可根据案卷内容写一段较长的题名,能说清案卷内容即可;卷内文件目录或可不抄;保管期限应统一为一个保管期限,长期为宜;档案检索工具不宜越多越好,能保证查找方便就行。
  村级档案粗整理,有现实意义及必要性。一是我们的业务要求简单实在,农村档案人员易于掌握,会激发其建档工作的积极性,便于开展这项工作。如果我们一味强调建档与规范并重,业务要求烦琐便会造成农村档案员对这项工作产生厌烦、畏难心理,不利于农村建档工作的发展、壮大。其二,如果说一名农村档案人员查阅利用档案时,要从档案存放位置看起,翻阅案卷目录,查看指引卡,抽出案卷后,先看案卷题名,再看卷内目录,那他就不是粗通档案的农村档案人员了。之所以这么说,是因为我们即使人为地要求村级档案规范整理,就目前这个阶段,农民利用档案时,也是要走自己的查档“捷径”的。不如顺应民意,粗整理即可。
  三、农村档案人员水准不一,普遍兼职,培训工作要重在实用。
  我们先分析一下农村档案人员的基本情况。以密云县为例:全县19个乡镇346个行政村,大多数档案人员都只具备初中以下文化水平,年龄在四五十岁者居多,还有相当一部分五六十岁的中老年人。只有十里堡镇等极少数乡镇的村级档案员是一批高中文化水平的农村青年。目前,这些农村档案人员绝大多数任村会计、妇联主任、党支部委员等职,档案工作对他们来说是地地道道的兼职。由于长年的相对封闭的农村生活,农村档案人员的档案意识几乎是一片空白,对会计档案尚能了解一些,对其他门类的档案却知之甚少。从中我们看出:农村档案人员文化底子薄、年龄偏大、档案知识薄弱,而且全部都是兼职。面对这样一个层次的农村档案人员,我们目前的培训方法是集中几十人培训,业务要求讲的多且细,专业色彩极浓。这样的培训优点在于它能够营造出相当浓的建档气愤,颇具声势。可是农村档案人员不易听懂繁文缛节式的业务培训。这样培训脱离了农村、农民的实际,增加了农民的思想、工作负担,这也是和我们的建档初衷背道而驰的。
  因此,针对农村档案人员的基本状况,培训要重在简洁实效。首先,培训的地点要选在农村;其次培训的时间要选在农闲时节;第三,多办、勤办小型培训,多则十几个人,少则五六个人,因为农村档案人员兼职工作多,还要农务,所以培训时间、地点、形式要符合农民的意愿,这样才能让农村档案人员乐于接受培训,认真学习培训内容;第四,培训时语言要简洁,尤其是讲业务要求时,更要简化专业术语,我们考虑到农民文化底子薄,培训时要提倡用农民通俗易懂的语言,而且语言要精炼、不要讲长篇大论。考虑到农民的理解能力,最好已一个已建档农村为样板培训,结合整理好的档案讲解,这样会有助于农村档案人员较好地掌握业务要求。
  历史的经验告诫我们,要实事求是地开展工作,村级建档工作应扎实稳步地发展,真正做到为农村、为农民办好事。