非公有制企业档案整理过程中的困难及对策
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密云县档案局 段振强


  随着我国经济体制改革的进一步发展和深入,市场经济体制的进一步完善,非公有制企业,作为市场经济中的重要组成部分,在国民经济中发挥着重要作用。特别是在改革开放二十年后的今天,它为保持我国国民经济持续、稳定、快速发展起到了推动作用。非公有制企业档案工作,作为企业管理基础工作的组成部分,也是维护企业合法权益和历史真实面貌的一项基础工作,是国家全部档案工作的组成部分,也正是由于他们的存在和完整保留,历史记忆的真实性才得以维护。然而,在具体完成这项工作的时候,一些存在于现实工作中的问题不可回避摆在面前,成为我们亟待解决的事情,主要体现在以下方面:
  非公企业档案整理工作现状:
  一、非公企业档案整理过程中的收集难--“两头怕”现象
  非公企业各职能科室部门由于对档案及档案工作的不了解,往往不知何为档案,感觉档案工作是件很神圣、神秘的事务,因此不知道自己部门产生的甚至是"丑陋"的文件材料是不是也可以划归档案的收集范围之内。正是出于这种心理的作用,因此往往会出现在档案收集过程中“无档可归,无档需归”的现象;同时,在某些职能科室的心中,还存在着一种隐藏的很深的担忧--本科室形成的那些"宝贵”的技术资料和工程纪录,交到“别人”手中,会不会因为不受青睐而受到冷落?致使它们损毁、丢失……;同时这些自己的“宝贝"交到了别人的手中,如果今后自己再想利用它们时,是否会不方便?最起码也需要求助别人才能达到目的,总不如放在自己口袋了最为保险和稳妥。正是由于这样的“心结”作祟,因此在遇到档案部门要求年度归档的时候,“无档可归”也就成了再恰当不过的理由。作为档案管理部门由于对科室部门业务情况不熟悉、不清楚、不了解,因此在档案收集过程中往往会出现"束手无策"的现象,明明感觉到作为公司企业主要职能部门的科室,不应该“无档可归,无档需归”,然而正是由于对科室部门的主要职能不了解,所以档案管理部门往往会有种“有劲使不上”的感觉,从而导致企业档案收集不完整、不齐全的局面出现,也正是由于收集的不完整,因此在档案利用上就会受到种种局限,“无文可查”的结果导致公司企业对于档案室、档案部门、档案工作的轻视。经济效益是企业追求的目的和发展的根本,既然档案部门在经济工作中的作用不大,那么,企业在精简机构、精简人员的时候,首当其冲针对的自然是档案部门,从而使档案工作处于一种尴尬的境地
  二、档案集中统一管理:
  企业的根本目的在于追求最大限度的利润空间,因此,最大限度的减少管理人员的数量,是企业增加效益的有效手段之一。这一点,在非公有制企业当中更有明显的体现。在非公企业中,由于多种因素使企业档案的集中统一管理工作成为一“鸡肋”,这种现象体现在诸多方面:
  1、综合档案室不综合;公司成立之初,建立了专门的档案室,配备了必要的档案装具 ,然而,由于种种原因,在企业中往往出现了另外一种尴尬局面,档案室中存放的只是一些相对重要,或者保存价值不大的一些文件资料,以及一些暂时不再使用的产品、技术、工艺等资料。对于涉及企业秘密的重要文件、协议、合同等相关资料,往往没能归入档案室,而是由企业领导或者“可靠”人员单独保管。“有为才能有位”,档案工作的根本目的在于方便利用。公司综合档案室正是由于无法体"综合"的特点。因此,在公司的地位也便可想而知了,最终变成公司的杂物室的命运也是必然。
  2、专职档案人员不“专职”;在企业中,档案管理工作一般由办公室之中某一名工作人员临时承担。(如果公司在发展过程中需要他到更重要的岗位上去,或者是档案管理人员“流动”到公司以外,本公司的档案工作随时可以由其他人员承担,根本不用考虑档案工作的延续性和连贯性)。在部分非公企业(特别是中、小型非公企业)当中,配备专职档案人员管理公司档案工作几乎是件很“奢华”的事情,档案人员因为同时还要承担着公司中其它相应的重要工作。档案工作只是在众多重要工作的一部分,或者是可以在时间上向后拖一拖、放一放的工作,至少目前它没有产生经济效益……。因此,档案人员根本没有时间和精力熟悉和了解公司室存档案内容,更谈不上档案的编研工作,所谓“室存档案”不过是临时的档案管理人员记忆中的内容。因此,档案工作为现实工作服务的作用也便不难想象了。久而久之,“档案室可有可无,对公司的发展发挥不了太大作用,档案工作任何人都可以做”的观念,自然会在公司管理者的头脑中产生。为了提高公司经济效益,最大限度的利用公司现有资源,档案室改为杂物室,或者是干脆将其撤销的做法,不失为“明智之举”。既然就连档案室都撤销了,公司档案集中统一管理岂不是天方夜谭。
  三、企业全部档案整理规范难;
  众所周知,非公有制企业是指除全民所有制企业和劳动群众集体所有制企业以外的一切依法注册登记、资产属私人所有或者私人资本控股的盈利性经济组织。“全部资产归私人所有”是非公企业的根本特征。非公有制企业依法享有占有、使用、收益、处置其档案的权利。因此,档案工作应该紧紧围绕经济效益这个中心,为企业增产增效服务的特征更加突出和明显。然而,也正是非公企业档案的这一特性,造成了档案管理工作的困难。主要体现在以下方面:
  1、档案分类方案确定难;由于企业的性质、经营范围等诸多因素各不相同,因此决定了企业档案的分类工作各具特色,很难像机关档案工作一样可以多方面相互参照、借鉴。同时,由于企业管理部门之间的职责穿插现象相当普遍,人员的身兼多职成为在所难免的事情。也正是这些因素,所以,在企业档案的收集工作中,如何将"纷乱"的材料进行系统的整理和分类,确定一个合理的、适合本企业特点的档案分类方案就显得尤为重要了。
  2、档案资料保管期限划定难--保管期限的划定不适应企业实际情况。
  目前, 我们通常使用的文书档案保管期限一般划分为永久、长期和短期三种,相应的界定年限分别为50年以上、50年至15年(含15年)和15年以下。企业档案工作,特别是非公有制企业的档案如果同样适用此保管期限就显得有些“力不从心”。非公企业的性质决定了其所产生的档案文件,有明显的阶段性、实效性的特点。一些因某些临时性工作而签订的协议、合同等文件材料,在合同终止后便失去了价值,即使是参考价值的意义都不很明显。也正是由于非公企业的这些特点,因此不可回避的出现了在维护本地区档案管理工作中保管期限的完整、统一,与企业档案保存价值之间的尴尬局面。
  应该如何做好非公企业档案整理工作:
  一、加强档案工作的宣传力度是做好非公企业档案工作的前提和基础;做好非公企业档案的宣传工作,应从档案法规宣传和档案工作为经济建设服务的宣传两方面着手。对于档案法规的宣传,是让企业人员(特别是企业管理人员),了解甚至熟悉档案工作及档案法规的相关内容。知道做好档案工作是遵纪守法的具体体现,是企业发展壮大的需要和必由之路,法律赋予每一位从业人员具有依法承担保护档案、为国家和社会积累历史材料的义务。从而使及时、准确、齐全、完整地做好各类材料的归档工作成为一种习惯。同时,享有查考资料、利用室存档案为现实工作服务,也是法律赋予每一位企业人员神圣的权利;丰富、宝贵的档案资源又是企业资本积累充裕的重要体现。
  在非公企业档案工作为经济建设服务宣传的具体形式和内容上,应该突出非公企业的特色,紧紧围绕经济建设这个中心,为企业的发展提供服务。具体体现为宣传工作在涉及档案法律法规的同时,突出宣传档案工作为现实服务的典型事例,宣传本企业室存档案的内容,让企业管理者清楚地了解室存档案的内容,知道档案室那些资料可以为自己的现实工作提供帮助。时时刻刻绷紧档案工作可以为现实工作服务,有技术资料、生产工艺等方面的困难可以去档案室寻求帮助这根弦,让档案法及档案工作真正深入企业每一位从业人员在头脑之中。
  二、加强档案从业人员的职业道德和业务素质的教育,提高档案管理人员综合素质,是做好档案工作的关键所在和基本保障。档案工作的性质更加决定了档案工作者的职业道德在做好档案工作中的重要作用;档案事业,作为一种维护人类社会历史记忆的真实性、可靠性、连续性的工作,要求每一位档案工作人员在做好档案工作时,以“对历史负责,为现实服务,替未来着想”的认知高度,重视此项工作。从我做起,从做好本职工作开始,对档案事业的建设、发展倾注自己的爱心,忠于职守、兢兢业业、勤勤恳恳做好本职工作,以自己的满腔热情,在平凡的工作岗位上实现自己的人生价值。因此,作为一名合格的档案工作者,不仅要有丰富的档案业务知识,熟悉、了解本企业室存各门类档案的内容,同时还应该清楚本企业生产、经营范围、工作特点等生产经营方面各项业务职能,只有这样,才能更好的发挥室存档案为经济建设服务;才能在日常的档案管理工作中,对其他部门的档案归档工作进行有效的指导和监督。要实现这一档案工作目标,在档案管理人员熟悉室存档案内容的基础上,充分利用室存档案做好档案目录及各类专题目录的编制工作,发挥专题档案目录的优势为现实工作服务的做法,值得每一个基层档案部门借鉴和尝试。在精力、能力、时间、条件允许的前提下,对室藏档案进行分门别类的汇编及编研工作,可以更好的发挥室存档案的凭证和查考作用,为现实工作服务。
  三、加强档案事业产业化进程,是做好非公企业档案工作的一条可行之路。
所谓的档案事业产业化,并非完全等同业其它行业中的产业化概念,而是一种运用了产业化机制从而推动档案事业发展的管理模式,是一种建立在信息资料中心和档案寄存的基础上的而形成的一种新的档案管理模式,其具体做法为将档案转化为数字化信息,实体部分由具有专业化管理水平的有关人员或部门收集、整理和保管,对于数字化档案信息部分,留存于档案形成部门保管和利用,这种管理模式的优势在于既保证了机关档案管理工作中的收集齐全,保管条件符合标准要求,又为档案形成机关减少了保管档案所需的人员和空间。在利用方面也达到了方便、快捷、高效的目的。同时,这种管理模式,也符合电子信息档案管理规范中的档案信息应对备份资料实行“异地保存”的要求。
  随着先进的科学技术在全社会的广泛应用,互联网、信息高速路、政府信息化工程,已经走进我们的日常工作、学习和生活之中,作为政府信息化工程中重要组成部分的档案工作,现代化程度和管理水平也随之得到大幅度提高。因此,加快档案事业的产业化进程,借助档案专业部门的专业优势和保管空间,保管企业在生产经营过程中形成的各门类档案,不仅可以达到档案管理规范、安全、科学的目的,同时还可以降低档案的收集、整理、保管、利用的成本,节约保管空间,从而达到企业的降低成本,提高经济效益的最终目的。因此,非公企业档案工作产业化,必将成为现代经济社会从根本上解决非公企业档案工作现状的有效途径。