为民营企业服务要坚持因势利导
                          --谈对非公企业档案管理的几点做法与体会
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密云县档案局 刘卫东


  随着改革开放的深入发展,民营企业已经成为社会主义市场经济的重要组成部分。近几年,民营企业的经济发展逐渐成为区域经济快速提高的一个新的增长点,本着档案工作要为经济建设服务,发挥档案服务特色的目的,我们着手展开研究,开展服务。

  一、民营企业档案管理现状及分析

  历时两年,我们通过走访、座谈、实践指导调查了全县20家较有影响的民营企业,在这些企业中,既有独资企业,也有合伙企业和有限责任公司,以新建企业居多。
民营企业具有独立的生产经营决策、人事劳资、内部机构设置等高度自主的权利。民营企业代表有权决定本企业档案管理从形式到内容的模式,所以其档案管理既有相同的地方,如档案分散管理的形式,又在具体管理细节上不尽相同。
  1、从档案管理模式上看:有集中统一管理和分散管理两种形式。集中统一管理的只有一家,占调查总数的5%;其余均是分散管理,占95%,公司办公室和生产、营销等业务经营部门的档案材料各自保管。
  2、从档案种类上看:以科技(专业)档案、专门档案为主,构成了民营企业档案主体,部分民营企业也存有少量的特殊载体档案和电子文件。
  3、从档案管理体系上看:档案工作均有一名公司级经理分管,在公司办公室设有一名具体负责档案工作的人员,各部门也设有一人兼职档案工作。
  4、从档案人员队伍上看:队伍整体素质高,档案意识强,具有大专以上文化程度的占调查总数的90%,其中不乏少量档案相关专业的人员。但对于科学管理利用档案模糊不清。
  5、从档案工作制度上看:建有档案工作相关制度的占调查总数的70%,在这70%的企业中大都只是一项档案管理员(档案人员)责任制,而且有制度考核的只有3家。
  6、从档案利用上看:利用形式单一,利用范围较窄,只在产品、设备图纸复制及财务管理等方面有所涉及,而且尚未产生明显的利用效益。
  7、从企业对档案行政管理部门的要求来看:对档案业务培训和档案法律、规章制度的宣传贯彻有很强烈的需求。

  从以上调查现状来看,我们不难发现民营企业档案工作优势明显,而不足之处也同样突出。
  1、企业领导档案意识强,档案管理人员综合素质高,明显缺乏系统的档案管理培训。企业领导的档案意识和档案人员文化素质是决定企业档案工作好坏的首要环节,民营企业也不例外。首先,民营企业的档案工作管理体系健全,领导得力:均有一名企业主要领导分管,有的还是总经理分管此项工作,可见档案工作在民营企业领导心中的地位不低。其次档案人员素质较高,一方面是学历高,另一方面是计算机水平普遍高,大都持有不同等级的证书,而且在座谈中我们发现这些档案人员谈起档案工作,强烈的档案意识显而易见,毫无嫌档案工作地位偏低、默默无闻之意。从中可见:档案作为一种信息资源,企业档案作为企业无形资产的观念已为民营企业代表所识,他们深知企业档案管理是企业管理的重要组成部分,是一项基础性工作,抓住这个根本便能有序地推进全面发展。因此有决心抓好档案工作,并为此配备了文化素质较高的档案管理人员。这一点正是民营企业档案工作优势所在,显示了民营企业管理基础坚实的一面。同时我们也看到了民营企业档案人员大多数未经过档案部门岗位资格培训,缺乏必要的系统的档案管理知识和实操技能,这一弊端为民营企业科学规范地管理档案工作形成了阻滞,主要原因是:首先是档案行政管理部门自身宣传不够,档案人员不知道到哪一个部门去学习管理档案的知识,这点可从企业对档案行政部门的需求中略见一斑。其次是企业尚未把档案工作提升到科学化、规范化、标准化的高度,对档案人员只是提出了初级保管要求,以致于目前民营企业档案管理工作也颇有“民营管理”特色--各种管理模式并存。虽然尚能应付当前阶段的档案保管使用,但是体现出只顾眼前工作省事,为企业长久的科学管理利用档案埋下隐患。
  2、档案基础业务建设薄弱,收、管、用三个环节均存有较大弊端。档案工作是一项专业性较强的工作,收、管、用是其中三个主要业务环节,此三个环节是基础业务建设中的重中之重,由于缺乏必要的业务指导,在座谈、指导中我们发现大多数民营企业对档案基础业务存有许多模糊认识,管理不尽合理的地方。
  首先是"收"的环节。收集的文件材料要做到齐全完整,才可能有丰富的档案内容,发挥较好的档案利用作用。事实上,民营企业在文件材料收集这一重要环节上处于"有什么,交什么;交什么,收什么"的状态。而且大多数企业文件材料交接手续不健全,一交一收即可,没有履行必要的移交登记及交接签字的手续,这势必会造成民营企业档案材料内容上的残缺,为今后的档案利用留下无穷隐患。究其原因:目前,民营企业档案管理模式大多是分散管理的,文件处理部门与档案保管部门是脱节的,民营企业的工作流程不像机关处理完毕的文件全部归到档案室保存,而是文件处理部门也是档案保存者,不对企业的档案保管部门负责。
  其次是"管"。"管"这一环节包括两个方面:一是对各种档案科学分类的管理;二是指档案工作的管理模式。根据调查,大多数民营企业在 "管"的第一方面即在各种档案材料分类上存有这样的状况:对保管的所有文件材料粗分类,大致分为内部文件和外来文件两类。内部文件按企业设置部门再进行分类;外来文件按行政级别结合地域来划分,如太阳投资有限责任公司把所有来文分为北京市委、市政府或市属各部门,密云县委、县政府类。此等分类,全不考虑内、外部文件间的有机联系,只按时间顺序流水管理。我们都知道,档案科学合理的分类,是发挥好档案作用的重要前提,如果象目前的分类保管方法, 只是文件材料标题的逻列,在文件材料较少的情况下,尚可应付,长此下去,对科学管理利用档案就会产生不良影响。“管”的第二个方面即档案工作管理模式,在重点调查的二十个民营企业当中,只有一家实行集中统一管理,其余十九家均由各部门各自分散管理文件,尤以生产、销售等业务部门最为明显,档案分室保存,分散管理。分散管理虽然弊端不少:不但违反了档案工作集中统一管理的原则,而且也不能充分发挥档案室信息服务中心的作用,但是现实中这种管理模式民营企业认可,档案人员认可,在座谈中,二十余家档案人员有80%的人员认为专业部门形成的档案就应该在专业部门保管,如果放到档案室集中统一保管,由于档案人员不懂业务,反而会更影响档案利用。
  第三是"用"。档案工作最终的根本目的便是利用。当民营企业在市场经济的大潮中突飞猛进,大展宏图之时,据我们调查,档案工作没有能够很好地融进企业发展的洪流,主要是内部工作参考,范围也只是财务、技术资料,无论从档案利用方向,还是从利用产生的效益来看,都未能体现出档案特殊服务作用的无可替代性。究其原因有三:一是收集、管理两个环节中的症结所致;二是档案人员尚未形成主动提供利用、企业也未形成开发利用档案的意识;三是档案正处在原始积累阶段,显性作用还没有发挥出来。所以和其它行业档案利用一样存有一样的通病:坐等上门,停留在“守摊”的水平上。长此下去, 势必会影响民营企业档案工作良性循环,影响档案工作在企业中相应的地位。
  3、缺乏必要的档案规章制度。在调查的民营企业当中,普遍存在着档案规章制度不健全状况,大多数只建有档案员责任制一项,而且还不能坚持严格考核,少数企业甚至都没有档案工作制度。"没有规矩不成方圆"。档案工作是民营企业管理的重要组成部分,没有必要的档案规章制度,档案工作的起步就不扎实,就不规范,就不能有序发展。我们分析:一些企业在建立之初,尚不能顾及档案工作的建章立制,还有部分企业不知从何下手。怎样在企业建立之初,档案工作就随之科学规范建立并与之同步发展,这一当前急要问题正深深困扰着民营企业档案工作。 二、基本做法

  民营企业档案管理对我们是个新内容,管理的尺度和管理的方向是重点。针对现状,主要采取了以下做法:
  1、举办业务培训班。2001、2002连续两年为县开发区入区企业举办档案基础业务培训班,既提高了档案人员的档案工作实操技能,掌握了必备的基础知识,又在培训中与之广泛探讨业务培训的形式、地点和其他相关事项,丰富了课题调查内容,满足了企业需求。
  2、实践指导,在服务中探索适宜的档案管理办法。本着为民营企业服务,我们指导了有要求的部分民营企业的档案分类、整理,在指导中与他们充分交换意见,采取了分类指导,灵活运用档案管理方法,使建立起来的档案工作能够贴近、适合民营企业实际和工作发展需要。
  3、制订对策意见。面对多种方法取得的调查材料,我们在初步分析的基础上,召开各种形式的座谈会集中研究。首先,与县工商联、县地税局有关业务部门交换民营企业的概况,听取他们对这些企业档案管理的认识。其次,召开民营企业档案员座谈会,面对面地交流,倾听基层档案管理者的意见。第三,集中馆内业务骨干共同商讨,认真听取有着丰富企业档案工作经验的老同志的意见,科学地分析归纳民营企业档案管理现状材料。在反复讨论的基础上,形成了《民营企业档案分析研究报告》和《民营企业档案管理实用摘要》。今年,又在研究的基础上,拟定了民营企业档案管理意见。

三、民营企业档案管理的发展方向

  在认真分析上述民营企业档案工作现状的基础上,我们结合工作体会,提出民营企业档案管理的发展方向。
  1、档案管理模式上集中统一,实体要分部门保管利用。民营企业最主要的特点是资产"私"有化,档案管理也要有体现民营企业特点的模式。在模式上集中统一,即企业各部门所保管的档案都要复制一套目录归档案部门备份保存,也就是我们常说的目录交流,这样会使企业法人更清楚地了解掌握企业档案这块无形资产的家底,同时也能为档案综合利用提供便利条件。档案实体要分部门保管利用。一方面由于这种保管形式已得到民营企业档案人员认可,专业人员使用专业档案,的确更为得心应手,方便快捷。另一方面民营企业商业机密程度比其它类型企业要略胜一筹,企业员工大都奉行"不该问的不问,不该看的不看。"的处事原则。如果让档案管理人员集中统一保管着一屋紧锁着的档案材料,也决非民营企业法人所认可的模式。因此,从这个角度来看,各部门各自保管自己产生的档案的这种形式是有一定可取之处的。
  2、坚持制度管理是民营企业档案管理的必然之道。现代化的民营企业要有一套适合自己的规章制度,以约束企业员工各种行为,制度管理对于民营企业档案工作来说包含两个方面内容:一是建立健全企业档案工作各项制度,依据制度进行宏观调控,并纳入企业考核机制有效地管理档案工作。二是民营企业档案部门对档案管理的主要环节要照章管理,并纳入企业管理运行程序,有利于从文件材料的形成、积累、管理、归档有序进行。从而切实把民营企业档案管理纳入制度化轨道。
  3、主动出击,积极提供利用是民营企业档案工作赖以生存、壮大的根本。民营企业档案部门如何在企业中求生存图发展,关键在于企业档案工作自身力量强弱。判断企业档案工作自身的力量强弱的一个很重要的标志,就是企业档案信息是否得到充分利用,利用后是否为企业产生了较大的经济效益。如果民营企业档案工作能为企业的生产、经营、管理提供优质服务,能为提高企业的经济效益,增强企业的竞争能力等诸方面作出较大的贡献,那么,企业档案工作必然会得到企业管理层的重视、企业档案工作者的地位也会得到相应的提高。搞好利用工作,应依托档案管理形式的集中统一管理的模式,开发企业档案信息资源,紧紧围绕企业经营发展部署,使利用工作的范围不断拓宽,综合各方面档案信息条目,编制出更及时、更全面、更具体的编研材料或参考信息,为企业发展服务。
  4、档案管理要实行计算机管理。随着网络时代的到来,计算机参与企业管理已不再是一种新鲜事物。民营企业处在市场竞争中的最前沿,在哪一方面稍有落后,便会有淘汰出局的可能,档案工作作为民营企业管理的一项基础工作,用计算机管理已是人所共识。用计算机"武装"起来的档案工作,将会更为系统、全面、便捷地提供企业在市场竞争中所需的各种信息。尤其是归档文件整理办法结合档案专用软件使用是最适合民营企业档案管理的一种现代化管理方式。
  5、建立一支综合素质高、结构合理的档案人员队伍,是民营企业档案工作的基本保证。面对现实,民营企业档案人员应该具备哪些素质呢?首先知识面要拓宽,各方面的技能要博学勤记,能够做到一人能胜任多岗,一专多能,这样才能有机会有能力为企业发挥更大的作用。其二是参与企业管理的意识既要主动又要有预见性,为企业出谋划策提前介入,超前服务。其三是对学习文化、业务知识要从深层次上来消化吸收,不仅要精通,还要实事求是加以活学活用。其四能从深度、广度上对档案进行挖掘,能够编研出有特点,适应企业需求的信息材料。 四、档案行政管理部门对民营企业档案工作监督指导应注意的问题

  民营企业的特殊性质决定了政府的行政干预最大限度地减少了。档案行政管理部门作为政府职能机构,也要适时改变传统的工作方式, 对民营企业要多讲指导服务,多做宏观指导,多做档案宣传,不能以执法监督为主、业务指导为辅的方法。总的原则是:不给企业增加负担,坚持为企业服务的指导大方向。
  针对民营企业档案管理现状及发展方向,档案行政管理部门在监督指导上注意以下四个方面:
  1、适应民营企业管理方式,基础业务要活学活用。民营企业类型众多,企业管理方式方法也不尽相同,只有按照企业管理的特点实事求是的业务指导,才能更好的为企业服务,此其一。其二,民营企业科技型企业较多,专业性较强,档案指导人员不可能做到样样通,如果不能根据企业实际情况科学分类,反而会为企业档案管理造成不畅。其三,民营企业法人有权决定企业内各项管理工作模式,包括档案管理,所以档案部门为民营企业服务时,要多听企业意见,按照企业的意愿为其提供周到的业务指导服务。
  2、以宏观指导为主,适时举办企业档案人员业务培训班。民营企业数量多,基本情况不一,如果逐一进行上门指导服务,档案行政管理部门难以应付如此大的工作量,因此,坚持以宏观指导为主,是档案行政管理部门的必然之道。而宏观指导最为直接有效的方法便是:适时多举办一些企业档案人员业务培训班,培训时间、地点、方式要适合民营企业需要,把企业档案工作的基本业务讲授给档案人员,以促其更快更好地独立开展档案工作。
  3、加大对民营企业档案宣传攻势。从调查中,我们知道,民营企业有意愿得到档案专业指导,可是对档案行政管理部门的情况知之甚少,完全是档案部门自身宣传的不够,影响了对民营企业档案业务指导的服务。怎样让更多的民营企业自愿接受或上门求教业务,应该是档案管理部门对民营企业档案管理的重要发展方向,做到这一点,就要在档案宣传上下功夫,要在档案宣传工作的观念上有转变,要在档案宣传工作思维上有突破,要在档案宣传的形式上有发展突破。具体包括四点:第一,充分利用现代传媒手段,如广播、电视、网络宣传档案法规,、宣传档案工作,像地方电视台每日新闻前插播字幕宣传等。第二,抓出重点,示范宣传。下大力量抓出民营企业档案管理科学规范的试点,召开现场大会营造声势,全面推开。第三,与工商、税务等部门密切配合联系,在企业自愿的前提下,勤走访,多座谈,同时进行业务指导。第四,注意总结民营企业档案利用效益实例,对取得显著利用效益的实例,要广为宣传,做到企业尽知。
  4、要有适当形式的档案执法检查。《档案法》和新出台的《企业档案管理规定》,是档案行政管理部门对民营企业档案工作依法监督指导的重要法律依据,此点关键在于档案执法检查的形式要适当,要借助一些工作契机,如县委要在民营企业中广泛开展党建工作,我们就可以在配合工作的同时做好执法检查。
  总之,民营企业乃至非公企业是档案工作的一个大有作为的新领域,由于它的性质和特点与国有企业差别很大,要注意在结合特点、找准切入点上下功夫研究、实践,坚持用与时俱进的精神开展民营企业档案工作,这也是我们的下一步工作方向。